Bu yazı ümumi məlumat xarakterlidir; vergi, hüquqi və ya mühasibat məsləhəti deyil. Qaydalar ölkədən ölkəyə fərqlənir və zamanla dəyişir — öz vəziyyətiniz üçün təfərrüatları vergi mütəxəssisi ilə dəqiqləşdirin.
Frilanserlərin və kiçik biznes sahiblərinin qəbzləri alışın sübutundan daha artığıdır: onlar göstərdiyiniz hər xərcin dayağıdır. Onları itirsəniz, hətta qanuni bir xərci belə əsaslandırmaq mümkünsüz ola bilər. Vergi dövrünü — yaxşı mənada — darıxdırıcı edəcək şəkildə qəbzləri saxlamağın yolu budur.
Yaxşı qeyddə nələr olur
Tək bir rəqəm çox şey sübut etmir. Faydalı qeyd dörd suala cavab verir:
- Nə qədər? Vergi daxil ödənilən məbləğ.
- Nə vaxt? Alışın tarixi.
- Harada? Satıcı və ya təchizatçı.
- Niyə? İşgüzar məqsəd — kimin üçün, nə idi, niyə lazım idi.
İlk üçü qəbzdə yazılır. Dördüncüsü adətən yazılmır və ən çox unudulan da odur. "Nahar, 80 AZN" zəif qeyddir; "Üçüncü rüb müqaviləsini müzakirə etmək üçün müştəri ilə nahar" isə əsl qeyddir. Expio-da hər xərci şəxsi, işgüzar və ya qarışıq (işgüzar payı faizlə) kimi işarələyə və skan etdiyiniz anda bir neçə sözlə məqsədini əlavə edə bilərsiniz.
ABŞ nümunəsi: IRS nə tələb edir
Expio-nun Vergi mərkəzi ABŞ-da fərdi sahibkarların istifadə etdiyi Schedule C formasına uyğun qurulub, ona görə də oradakı qaydalar yaxşı nümunədir:
- Təsdiqedici sənədləri saxlayın. IRS-in 463 saylı nəşri bütün mehmanxana xərcləri, həmçinin 75 dollar və daha çox olan digər səyahət, hədiyyə və nəqliyyat xərcləri üçün qəbz kimi sənədli sübut tələb edir — üstəlik məbləğ, vaxt, yer və işgüzar məqsədin qeydini.
- Yemək və əyləncə fərqlidir. İşgüzar yeməklər adətən yalnız 50% həcmində çıxıla bilər, əyləncə xərcləri isə 2018-ci ildən bəri ümumiyyətlə çıxılmır.
- Rəqəmsal surətlər qəbul olunur. IRS dəqiq, tam və oxunaqlı olduğu müddətcə skan edilmiş qəbzlər kimi elektron qeydləri qəbul edir.
Expio-nun Vergi mərkəzi məhz bu qaydalar üzərində qurulub: işgüzar xərcləri Schedule C sətirlərinə uyğunlaşdırır, yeməklərə 50% həddini tətbiq edir, şəkli olmayan 75 dollardan yuxarı qəbzləri göstərir və hələ məqsəd və ya kateqoriya tələb edən qeydləri sadalayır.
Qeydləri nə qədər saxlamalı
ABŞ-da ümumi qayda qeydləri müvafiq bəyannamə üzrə iddia müddəti bitənədək saxlamaqdır: adətən bəyannamənin verildiyi tarixdən üç il və ya verginin ödəndiyi tarixdən iki il (hansı daha gecdirsə). Bəzi hallarda daha uzun müddətlər tətbiq olunur.
Digər ölkələrin öz saxlama müddətləri var və onlar çox vaxt daha uzundur, sənədin növündən asılı olaraq da dəyişə bilər. Yerli vergi orqanınızın tələblərini yoxlayın. Praktik nəticə hər yerdə eynidir: şəkilləri solmayacağı və itməyəcəyi yerdə saxlayın.
ABŞ-dan kənarda: ƏDV
ƏDV ödəyicisisinizsə, alışdakı ƏDV-ni çox vaxt əvəzləşdirə bilərsiniz — amma adətən yalnız vergini göstərən qaydasında tərtib edilmiş hesab-faktura və ya qəbzlə. ƏDV tətbiq olunan ölkələr üçün Expio-nun Vergi mərkəzi ödədiyiniz vergini dərəcələr üzrə bölür və əvəzləşdirilə bilən hissəni göstərir; bu da bəyannamə hazırlığını və ya mühasiblə söhbəti xeyli sürətləndirir.
Geri ödənişlər də qeyddir
İşəgötürən və ya müştəri xərcinizi geri ödəyəcəksə, statusu izləyin. Expio-da xərci "geri ödəniləcək", "tələb göndərilib" və ya "geri ödənilib" kimi işarələyə bilərsiniz; beləliklə heç nə iki dəfə tələb olunmur və unudulmur.
Mühasibə təhvil vermək
Mühasibə verə biləcəyiniz ən yaxşı hədiyyə səliqəli paketdir: xülasə, əməliyyatlar siyahısı və onların arxasındakı qəbzlər. Expio Pro ilə mühasib paketini yükləyə bilərsiniz — Schedule C xülasəsi, əməliyyatlar CSV faylı və qəbz şəkilləri olan tək bir ZIP faylı. PDF və Excel hesabatlarını isə istənilən planda ixrac etmək olar.
İl boyu yoxlama siyahısı
- Qəbzləri aldığınız gün skan edin
- İşgüzar və şəxsi xərcləri ayırın, məqsədi əlavə edin
- Qəbz şəkillərini xərclərlə birlikdə saxlayın
- Kateqoriyaları hər ay nəzərdən keçirin
- Son gün yox, son gündən əvvəl ixrac edib mühasibinizlə paylaşın
Yaxşı qeydlər vergini təkbaşına azaltmır. Onlar haqqınız olanı tələb edə bilməyinizi — və kimsə soruşarsa, onu əsaslandırmağınızı — təmin edir.
Mənbələr
- IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — irs.gov/publications/p463
- IRS Publication 583, Starting a Business and Keeping Records — irs.gov/publications/p583
- IRS: How long should I keep records? — irs.gov
