Bu yazı ümumi məlumat xarakteri daşıyır, vergi, hüquq və ya mühasibat məsləhəti deyil. Qaydalar ölkədən ölkəyə fərqlənir və zamanla dəyişir, ona görə də öz vəziyyətinizə aid təfərrüatları vergi mütəxəssisi ilə dəqiqləşdirin.
Özünüz üçün işləyirsinizsə və ya kiçik biznes idarə edirsinizsə, qəbz alışın sübutundan daha artıq bir şeydir: o, vergidən çıxılmasını tələb etdiyiniz xərcin sənədli əsasıdır. Qəbzi itirsəniz, tamamilə qanuni bir xərci belə sübut etmək mümkün olmaya bilər. Qəbzlər səliqəli saxlananda vergi dövrü sakit və darıxdırıcı keçir, ondan gözlənilən də elə budur.
Yaxşı qeyddə nələr olur
Tək bir məbləğ çox şey sübut etmir. Faydalı qeyd dörd suala cavab verir:
- Nə qədər: vergi daxil ödənilən məbləğ.
- Nə vaxt: alışın tarixi.
- Harada: satıcı və ya təchizatçı.
- Niyə: işgüzar məqsəd, yəni xərcin kimin üçün edildiyi, nə olduğu və niyə lazım olduğu.
İlk üçü qəbzdə yazılır. Dördüncüsü adətən yazılmır və ən çox unudulan da odur. "Nahar, 80 AZN" zəif qeyddir. "3-cü rüb müqaviləsini müzakirə etmək üçün müştəri ilə nahar" isə tam qeyddir. Expio-da hər xərci şəxsi, işgüzar və ya qarışıq (işgüzar payı faizlə) kimi qeyd edə və elə skan etdiyiniz anda bir neçə sözlə işgüzar məqsədi əlavə edə bilərsiniz.
ABŞ nümunəsi: IRS nə tələb edir
ABŞ-da Schedule C ilə bəyannamə verən fərdi sahibkarlar bir neçə qayda ilə tez-tez qarşılaşır.
- Təsdiqedici sənədləri saxlayın. IRS-in 463 saylı nəşri (Publication 463) bütün mehmanxana xərcləri, həmçinin 75 dollar və daha çox olan digər səyahət, hədiyyə və ya nəqliyyat xərcləri üçün qəbz kimi sənədli sübut tələb edir. Bundan əlavə, məbləğ, vaxt, yer və işgüzar məqsəd qeyd olunmalıdır.
- Yemək və əyləncə xərcləri fərqli qaydada hesablanır. İşgüzar yeməklərin adətən yalnız 50%-i vergidən çıxıla bilər, əyləncə xərcləri isə 2018-ci ildən bəri ümumiyyətlə çıxılmır.
- Rəqəmsal surətlər də yararlıdır. IRS elektron qeydləri, məsələn, skan edilmiş qəbzləri, dəqiq, tam və oxunaqlı olmaq şərtilə qəbul edir.
Expio-nun Vergi mərkəzi bu qaydalar əsasında işləyir. O, işgüzar xərcləri Schedule C sətirlərinə uyğunlaşdırır, yeməklərə 50% həddini tətbiq edir, şəkli əlavə olunmamış 75 dollardan yuxarı qəbzləri göstərir və hələ işgüzar məqsəd və ya kateqoriya tələb edən xərcləri siyahıya alır.
Qeydləri nə qədər saxlamalı
ABŞ-da ümumi qayda qeydləri həmin bəyannamə üzrə iddia müddəti bitənədək saxlamaqdır. Bu, adətən bəyannaməni verdiyiniz tarixdən üç il və ya vergini ödədiyiniz tarixdən iki il olur (hansı daha gecdirsə). Bəzi hallarda müddət daha uzundur: məsələn, gəlir əhəmiyyətli dərəcədə az göstərilibsə, altı il, bəzi ümidsiz borclar və ya dəyərsiz qiymətli kağızlarla bağlı çıxılmalar üçün isə yeddi il.
Digər ölkələr öz saxlama müddətlərini müəyyən edir və bu müddətlər çox vaxt daha uzundur, bir çox yerdə beş ildən on ilə qədər. Yerli vergi orqanınızın tövsiyələrini yoxlayın. Harada olmağınızdan asılı olmayaraq praktik cavab eynidir: şəkilləri solmayacağı və itməyəcəyi yerdə saxlayın.
ABŞ-dan kənarda: ƏDV və satış vergisi
ƏDV ödəyicisi kimi qeydiyyatdasınızsa, alışda ödədiyiniz ƏDV-ni əvəzləşdirmək imkanınız ola bilər, lakin adətən yalnız vergini göstərən, qaydasında tərtib edilmiş hesab-faktura və ya qəbz olduqda. ƏDV tətbiq olunan ölkələr üçün Expio-nun Vergi mərkəzi ödədiyiniz vergini dərəcələr üzrə bölür və əvəzləşdirilə bilən hissəni göstərir. Bu da bəyannamə hazırlamağı və ya mühasiblə danışmağı xeyli sürətləndirir.
Xərc kompensasiyaları da qeyddir
İşəgötürən və ya müştəri xərcinizi sizə qaytaracaqsa, tələbin hansı mərhələdə olduğunu izləyin. Expio-da xərcin statusunu seçə bilərsiniz: kompensasiya gözlənilir, tələb göndərilib və ya kompensasiya alınıb. Beləliklə, heç bir xərc iki dəfə tələb olunmur, heç biri də unudulmur.
Mühasibə təhvil vermək
Mühasibin ən çox istədiyi səliqəli paketdir: xülasə, əməliyyatların siyahısı və onların əsasındakı qəbzlər. Expio Pro ilə mühasib paketini yükləyə bilərsiniz. Bu, Schedule C xülasəsi, əməliyyatların CSV faylı və qəbz şəkilləri olan tək bir ZIP faylıdır. İstənilən planda PDF və Excel hesabatlarını da ixrac edə bilərsiniz.
İl boyu yoxlama siyahısı
- Qəbzləri aldığınız gün skan edin
- Xərcin işgüzar, yoxsa şəxsi olduğunu qeyd edin və məqsədini əlavə edin
- Qəbz şəkillərini aid olduqları xərclərə bağlı saxlayın
- Kateqoriyaları hər ay nəzərdən keçirin
- Hesabatları son gün yox, ondan əvvəl ixrac edib mühasibinizlə paylaşın
Yaxşı qeydlər vergini təkbaşına azaltmır. Amma onların sayəsində haqqınız olanı tələb edə və kimsə soruşsa, bunu sənədlə təsdiqləyə bilərsiniz.
Mənbələr
- IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses: irs.gov/publications/p463
- IRS Publication 583, Starting a Business and Keeping Records: irs.gov/publications/p583
- IRS, How long should I keep records?: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
- IRS Revenue Procedure 97-22 (qeydlərin elektron formada saxlanması)
