Den här artikeln är allmän information och inte skatte-, juridisk eller redovisningsrådgivning. Reglerna skiljer sig mellan länder och ändras över tid, så stäm av vad som gäller i din situation med en skatteexpert.
Är du egenföretagare eller driver ett litet företag är ett kvitto mer än ett bevis på att du har köpt något. Det är underlaget för ett avdrag du gör. Tappar du bort det kan även en helt legitim kostnad bli omöjlig att styrka. Har du ordning på kvittona blir deklarationen tråkig, och det är precis vad du vill att den ska vara.
Vad ett bra underlag innehåller
Ett belopp ensamt bevisar inte mycket. Ett användbart underlag svarar på fyra frågor:
- Hur mycket: beloppet du betalade, inklusive skatt (till exempel moms).
- När: datumet för köpet.
- Var: handlaren eller leverantören.
- Varför: affärssyftet. Vem det gällde, vad det var och varför det behövdes.
De tre första står på kvittot. Den fjärde gör det oftast inte, och det är den som glöms bort. "Lunch, 480 kr" är ett tunt underlag. "Lunch med en kund om Q3-avtalet" är ett riktigt underlag. I Expio kan du markera varje utgift som privat, affärsmässig eller blandad (med företagsandelen i procent) och skriva affärssyftet med några ord direkt när du skannar kvittot.
Exempel från USA: vad IRS begär
För amerikanska enskilda näringsidkare som deklarerar på Schedule C dyker några regler upp om och om igen.
- Spara underlagen. IRS Publication 463 begär skriftliga underlag, till exempel kvitton, för alla logikostnader och för alla andra rese-, gåvo- och transportkostnader på 75 dollar eller mer. Du behöver också uppgifter om belopp, tid, plats och affärssyfte.
- Måltider och nöjen behandlas olika. Affärsmåltider är i regel bara avdragsgilla till 50 %, och nöjeskostnader har i regel inte varit avdragsgilla sedan 2018.
- Digitala kopior duger. IRS godtar elektroniska underlag, till exempel skannade kvitton, så länge de är korrekta, fullständiga och läsbara.
Expios skattecenter är byggt kring de här reglerna. Det kopplar affärsutgifter till rader i Schedule C, tillämpar 50-procentsgränsen på måltider, pekar ut kvitton över 75 dollar som saknar bild och listar de utgifter som fortfarande saknar affärssyfte eller kategori.
Hur länge ska underlagen sparas?
I USA är huvudregeln att spara underlagen tills preskriptionstiden för deklarationen har gått ut. Oftast är det tre år från att du lämnade deklarationen, eller två år från att du betalade skatten, beroende på vilket som infaller senast. Vissa fall kräver längre tid, till exempel sex år om inkomsten har underrapporterats kraftigt och sju år för vissa avdrag för kundförluster eller värdelösa värdepapper.
Andra länder har egna regler för hur länge underlag ska sparas, och tiderna är ofta längre, på många håll mellan fem och tio år. I Sverige ska räkenskapsinformation enligt bokföringslagen normalt sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Kontrollera vad skattemyndigheten i ditt land säger. Var du än bor är det praktiska svaret detsamma: spara bilderna där de varken bleknar eller kommer bort.
Utanför USA: moms och försäljningsskatt
Är du momsregistrerad kan du ha rätt att dra av momsen på ett inköp, men i regel bara om du har en korrekt faktura eller ett kvitto där momsen framgår. För länder med moms delar Expios skattecenter upp momsen du har betalat per skattesats och visar hur stor del som är avdragsgill. Då går det mycket snabbare att förbereda deklarationen eller att gå igenom den med din revisor.
Även utlägg är underlag
Ska en arbetsgivare eller kund betala tillbaka en utgift bör du hålla koll på hur det går med ärendet. I Expio kan du markera en utgift som "Ska ersättas", "Anspråk skickat" eller "Ersatt", så att inget begärs två gånger och inget glöms bort.
Överlämning till revisorn
Det en revisor helst vill ha är ett prydligt paket: en sammanställning, en lista över transaktionerna och kvittona bakom dem. Med Expio Pro kan du ladda ner ett revisorspaket, en enda ZIP-fil med en Schedule C-sammanställning, en CSV-fil med transaktionerna och kvittobilderna. Rapporter i PDF och Excel kan du exportera oavsett plan.
Checklista för hela året
- Skanna kvitton samma dag som du får dem
- Markera om utgiften är affärsmässig eller privat och skriv syftet
- Låt kvittobilderna höra ihop med sina utgifter
- Gå igenom kategorierna varje månad
- Exportera och skicka till din revisor före sista dagen, inte på den
Bra underlag sänker inte skatten av sig själva. De ser till att du kan göra de avdrag du har rätt till och styrka dem om någon frågar.
Källor
- IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses: irs.gov/publications/p463
- IRS Publication 583, Starting a Business and Keeping Records: irs.gov/publications/p583
- IRS, How long should I keep records?: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
- IRS Revenue Procedure 97-22 (elektronisk lagring av räkenskaper)
- Bokföringslagen (1999:1078), 7 kap. 2 §
