本文只提供一般性信息，不构成税务、法律或会计建议。各国规则不同，也会随时间变化，具体情况请向税务专业人士确认。
如果你是自由职业者或经营一家小企业，收据除了证明你买过东西，也是你申报每一笔扣除的凭据。收据丢了，一笔完全正当的支出可能就无从证明。收据保存得好，报税季就会过得平平淡淡，而报税本来就该这样。
一份好的记录包含什么
光有一个金额证明不了多少。有用的记录要回答四个问题：
- 多少钱：实付金额，含税。
- 什么时候：购买日期。
- 在哪里：商户或供应商。
- 为什么：业务目的，也就是为谁、买了什么、为什么需要。
前三项收据上都有，第四项通常没有，也最容易被忘掉。“午餐，300 元”说明不了什么，“与客户午餐，商谈第三季度合同”才算一条记录。在 Expio 里，你可以在扫描时就把每笔支出标为个人、业务或混合（混合时填写业务占比的百分比），再用几个词写下业务目的。
以美国为例：IRS 要求什么
在美国，用 Schedule C 报税的个体经营者会反复碰到下面几条规则。
- 保留证明文件。IRS 第 463 号出版物要求，所有住宿费用，以及 75 美元及以上的其他差旅、礼品或交通费用，都要有收据等书面证据。你还需要记下金额、时间、地点和业务目的。
- 餐饮和娱乐分开对待。商务餐饮一般只能扣除 50%，娱乐支出自 2018 年起一般不能扣除。
- 电子副本可以用。只要准确、完整、清晰可辨，IRS 接受扫描收据等电子记录。
Expio 的税务中心就是按这些规则设计的。它把业务支出对应到 Schedule C 的各行，对餐饮套用 50% 的上限，标出超过 75 美元却没有附图的收据，并列出还缺业务目的或类别的支出。
记录要保存多久
在美国，一般原则是保存到这份申报的追诉期结束。通常是自申报之日起三年，或自缴税之日起两年，以较晚者为准。有些情况要保存更久：比如少报的收入数额较大时是六年，某些坏账或无价值证券的扣除是七年。
其他国家有各自的保存期限，而且往往更长，很多地方在五到十年之间。请查阅当地税务机关的规定。不管你在哪里，实际做法都一样：把收据图片存在不会褪色、也不会丢失的地方。
美国以外：增值税和销售税
如果你登记为增值税纳税人，采购时付的税款可能可以抵扣，但通常要有载明税额的正规增值税发票或收据。在实行增值税的国家，Expio 的税务中心会按税率拆分你已付的税额，并显示可抵扣的部分，准备申报或和会计师沟通都会快很多。
报销也是记录
如果雇主或客户会把钱还给你，要记清每笔报销走到了哪一步。在 Expio 里，你可以把支出标为“待报销”“已提交”或“已报销”，这样同一笔费用不会报两次，也不会被漏掉。
交给会计师
会计师最想要的是一份整齐的资料：一份汇总、一份交易清单，以及对应的收据。有了 Expio Pro，你可以下载会计资料包。它是一个 ZIP 文件，里面有 Schedule C 汇总、交易 CSV 和收据图片。不管用哪种方案，你都可以导出 PDF 和 Excel 报告。
全年核对清单
- 拿到收据当天就扫描
- 标明是业务还是个人，并写上目的
- 让收据图片一直附在对应的支出上
- 每月检查一次类别
- 在截止日期之前导出并发给会计师，别拖到当天
好的记录本身不会让你少交税。它能保证你申报应得的扣除，有人问起时也拿得出依据。
参考资料
- IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses: irs.gov/publications/p463
- IRS Publication 583, Starting a Business and Keeping Records: irs.gov/publications/p583
- IRS, How long should I keep records?: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
- IRS Revenue Procedure 97-22（关于以电子方式保存记录）
