Belege und Steuern: was du aufbewahrst, wie lange und warum
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land und ändern sich mit der Zeit. Kläre die Details für deine Situation deshalb mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.
Wenn du selbstständig bist oder ein kleines Unternehmen führst, ist ein Beleg mehr als ein Kaufnachweis. Er ist der Nachweis hinter einem Abzug, den du geltend machst. Geht er verloren, lässt sich auch eine berechtigte Ausgabe womöglich nicht mehr belegen. Mit gut geordneten Belegen wird die Steuererklärung langweilig, und mehr willst du von ihr auch nicht.
Was ein guter Nachweis enthält
Ein Betrag allein beweist wenig. Ein brauchbarer Nachweis beantwortet vier Fragen:
- Wie viel: der gezahlte Betrag inklusive Steuer.
- Wann: das Datum des Kaufs.
- Wo: der Händler oder Lieferant.
- Warum: der geschäftliche Zweck, also für wen es war, was es war und wozu du es gebraucht hast.
Die ersten drei Angaben stehen auf dem Beleg. Die vierte meistens nicht, und genau die wird am häufigsten vergessen. „Mittagessen, 48 €“ ist ein schwacher Nachweis. „Mittagessen mit einem Kunden, Besprechung des Q3-Vertrags“ ist ein richtiger. In Expio markierst du jede Ausgabe als privat, geschäftlich oder gemischt (mit dem geschäftlichen Anteil in Prozent) und trägst den geschäftlichen Zweck gleich beim Scannen in ein paar Worten ein.
Beispiel USA: was die IRS verlangt
Für Einzelunternehmer in den USA, die Schedule C einreichen, kommen ein paar Regeln immer wieder vor.
- Heb Nachweise auf. IRS Publication 463 verlangt Belege oder ähnliche Nachweise für alle Übernachtungskosten und für alle anderen Ausgaben für Reisen, Geschenke oder Fahrten ab 75 $. Außerdem brauchst du Angaben zu Betrag, Zeit, Ort und geschäftlichem Zweck.
- Bewirtung und Unterhaltung werden anders behandelt. Geschäftsessen sind in der Regel nur zu 50 % abziehbar, und Unterhaltungsausgaben sind seit 2018 grundsätzlich nicht mehr abziehbar.
- Digitale Kopien reichen. Die IRS akzeptiert elektronische Unterlagen wie gescannte Belege, solange sie korrekt, vollständig und lesbar sind.
Das Steuercenter in Expio ist auf diese Regeln ausgelegt. Es ordnet geschäftliche Ausgaben den Zeilen von Schedule C zu, wendet bei Bewirtung die 50-%-Grenze an, weist auf Belege über 75 $ ohne angehängtes Bild hin und listet die Ausgaben auf, denen noch ein geschäftlicher Zweck oder eine Kategorie fehlt.
Wie lange du Unterlagen aufbewahren solltest
In den USA gilt die Grundregel: Bewahre Unterlagen auf, bis die Festsetzungsfrist für die jeweilige Steuererklärung abgelaufen ist. Das sind meist drei Jahre ab dem Tag, an dem du die Erklärung eingereicht hast, oder zwei Jahre ab Zahlung der Steuer, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Manche Fälle brauchen länger: zum Beispiel sechs Jahre, wenn Einkünfte in erheblichem Umfang zu niedrig angegeben wurden, und sieben Jahre bei bestimmten Abzügen für uneinbringliche Forderungen oder wertlose Wertpapiere.
Andere Länder legen eigene Aufbewahrungsfristen fest, und die sind oft länger, vielerorts zwischen fünf und zehn Jahren. In Deutschland gilt für Buchungsbelege seit 2025 in der Regel eine Frist von acht Jahren, für andere Unterlagen können andere Fristen gelten. Schau nach, was deine Steuerbehörde vorgibt. Die praktische Antwort ist überall dieselbe: Bewahre die Bilder dort auf, wo sie weder verblassen noch verloren gehen.
Außerhalb der USA: Umsatzsteuer und Verkaufssteuer
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, kannst du dir die Steuer auf einen Einkauf unter Umständen als Vorsteuer zurückholen, meist aber nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung oder einem Beleg, auf dem die Steuer ausgewiesen ist. Für Länder mit Umsatzsteuer schlüsselt das Steuercenter in Expio die gezahlte Steuer nach Steuersatz auf und zeigt den abziehbaren Anteil. So geht die Steuererklärung oder das Gespräch mit deinem Steuerberater viel schneller.
Auch Erstattungen gehören in die Unterlagen
Wenn dir ein Arbeitgeber oder ein Kunde Geld zurückzahlt, behalte im Blick, wie weit die Erstattung ist. In Expio markierst du eine Ausgabe als „Wird erstattet“, „Eingereicht“ oder „Erstattet“. So rechnest du nichts doppelt ab und vergisst auch nichts.
Übergabe an deinen Steuerberater
Am meisten hilft deinem Steuerberater ein sauberes Paket: eine Übersicht, eine Liste der Buchungen und die Belege dazu. Mit Expio Pro lädst du ein Steuerberater-Paket herunter, eine einzige ZIP-Datei mit einer Schedule-C-Übersicht, einer CSV-Datei mit den Buchungen und den Belegbildern. In jedem Plan kannst du außerdem Berichte als PDF und Excel exportieren.
Checkliste fürs ganze Jahr
- Belege noch am selben Tag scannen
- Geschäftlich oder privat markieren und den Zweck eintragen
- Belegbilder bei der jeweiligen Ausgabe lassen
- Kategorien einmal im Monat prüfen
- Vor der Frist exportieren und an den Steuerberater geben, nicht erst am letzten Tag
Gute Unterlagen senken deine Steuer nicht von allein. Sie sorgen dafür, dass du geltend machen kannst, was dir zusteht, und es belegen kannst, wenn jemand nachfragt.
Quellen
- IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses: irs.gov/publications/p463
- IRS Publication 583, Starting a Business and Keeping Records: irs.gov/publications/p583
- IRS, How long should I keep records?: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
- IRS Revenue Procedure 97-22 (elektronische Aufbewahrung von Unterlagen)
- § 147 Abgabenordnung (Aufbewahrung von Unterlagen), in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes
