Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; vergi, hukuk veya muhasebe danışmanlığı yerine geçmez. Kurallar ülkeden ülkeye değişir ve zamanla güncellenir. Kendi durumunuza ilişkin ayrıntıları bir mali müşavirle teyit edin.
Serbest çalışıyorsanız ya da küçük bir işletme yönetiyorsanız fiş, alışverişin kanıtından fazlasıdır: vergiden düştüğünüz giderin belgesidir. Fişi kaybederseniz tamamen yerinde bir gideri bile belgeleyemeyebilirsiniz. Fişlerinizi düzenli saklarsanız vergi dönemi olaysız geçer; zaten istenen de budur.
İyi bir kayıtta neler bulunur
Tek başına bir tutar pek bir şey kanıtlamaz. İşe yarar bir kayıt dört soruyu yanıtlar:
- Ne kadar: vergi dâhil ödenen tutar.
- Ne zaman: alışverişin tarihi.
- Nerede: işletme ya da tedarikçi.
- Neden: iş amacı; yani harcamanın kimin için, ne için ve neden yapıldığı.
İlk üçü fişte yazar. Dördüncüsü genellikle yazmaz ve en sık unutulan da odur. "Öğle yemeği, 48 €" zayıf bir kayıttır. "3. çeyrek sözleşmesini görüşmek için müşteriyle öğle yemeği" ise işe yarar bir kayıttır. Expio'da her harcamayı kişisel, iş ya da karışık olarak işaretleyebilir, karışıksa iş payını yüzde olarak girebilirsiniz; iş amacını da fişi tararken birkaç kelimeyle ekleyebilirsiniz.
ABD örneği: IRS neler istiyor
ABD'de Schedule C ile beyanname veren şahıs işletmeleri bazı kurallarla sık sık karşılaşır.
- Harcamayı kanıtlayan belgeleri saklayın. IRS Publication 463, tüm konaklama giderleri ile 75 dolar ve üzerindeki diğer seyahat, hediye veya ulaşım giderleri için fiş gibi belgeye dayalı kanıt ister. Bunun yanında tutarın, zamanın, yerin ve iş amacının kaydı da gerekir.
- Yemek ve eğlence giderleri farklı değerlendirilir. İş yemeklerinin genellikle yalnızca %50'si indirilebilir; eğlence giderleri ise 2018'den bu yana genel olarak indirilemiyor.
- Elektronik kopyalar da geçerlidir. IRS, doğru, eksiksiz ve okunaklı oldukları sürece taranmış fiş gibi elektronik kayıtları kabul eder.
Expio'nun Vergi merkezi bu kurallara göre tasarlandı: İş giderlerini Schedule C satırlarıyla eşleştirir ve yemeklere %50 sınırını uygular. Fiş görseli eklenmemiş 75 dolar üstü giderleri ve iş amacı ya da kategorisi eksik kayıtları da ayrıca listeler.
Kayıtlar ne kadar süre saklanmalı
ABD'de genel kural, kayıtları ilgili beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar saklamaktır. Bu süre çoğunlukla beyannameyi verdiğiniz tarihten itibaren üç yıl ya da vergiyi ödediğiniz tarihten itibaren iki yıldır; hangisi daha geç sona eriyorsa o geçerlidir. Bazı durumlarda süre uzar. Örneğin gelir önemli ölçüde eksik beyan edildiyse süre altı yıla, tahsil edilemeyen alacaklar veya değersiz hâle gelen menkul kıymetlerle ilgili bazı indirimlerde yedi yıla çıkar.
Diğer ülkeler kendi saklama sürelerini belirler ve bu süreler çoğu zaman daha uzundur; birçok yerde beş ile on yıl arasındadır. Bulunduğunuz ülkenin vergi idaresinin rehberine bakın. Nerede olursanız olun pratik çözüm aynıdır: Fişleri solmadan tarayın ve görsellerini kaybolmayacakları bir yerde saklayın.
ABD dışında: KDV ve satış vergisi
KDV mükellefiyseniz bir alımda ödediğiniz KDV'yi indirme hakkınız olabilir; ancak bunun için genellikle vergiyi ayrıca gösteren, usulüne uygun bir fatura veya fiş gerekir. KDV uygulanan ülkelerde Expio'nun Vergi merkezi ödediğiniz vergiyi KDV oranlarına göre ayırır ve indirilebilir kısmı gösterir. Böylece beyanname hazırlığı da muhasebecinizle işiniz de kısalır.
Masraf iadeleri de kayıttır
Harcamanızı bir işveren ya da müşteri size geri ödeyecekse talebin hangi aşamada olduğunu takip edin. Expio'da bir harcamayı "Geri alınacak", "Talep edildi" ya da "Alındı" olarak işaretleyebilirsiniz. Böylece hiçbir harcama iki kez talep edilmez, hiçbiri de unutulup gitmez.
Muhasebecinize teslim ederken
Muhasebecinin en çok istediği, derli toplu bir pakettir: bir özet, işlem listesi ve bunların dayanağı olan fişler. Expio Pro ile muhasebeci paketini indirebilirsiniz. Paket, Schedule C özetini, işlemlerin yer aldığı CSV dosyasını ve fiş görsellerini tek bir ZIP dosyasında toplar. PDF ve Excel raporlarını ise her planda dışa aktarabilirsiniz.
Yıl boyu kontrol listesi
- Fişleri aldığınız gün tarayın
- İş mi kişisel mi olduğunu işaretleyin, amacını ekleyin
- Fiş görsellerini ilgili harcamalara bağlı tutun
- Kategorileri her ay gözden geçirin
- Son günü beklemeden dışa aktarıp muhasebecinizle paylaşın
İyi kayıtlar verginizi kendiliğinden azaltmaz; ama bu kayıtlarla hakkınız olan indirimi kullanır, vergi dairesi sorduğunda belgesini de gösterirsiniz.
Kaynaklar
- IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses: irs.gov/publications/p463
- IRS Publication 583, Starting a Business and Keeping Records: irs.gov/publications/p583
- IRS, How long should I keep records?: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
- IRS Revenue Procedure 97-22 (kayıtların elektronik ortamda saklanması)
