Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal, legal ni contable. Las normas cambian de un país a otro y con el tiempo, así que confirma los detalles de tu caso con un asesor fiscal.
Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, un recibo es algo más que el justificante de una compra: es la prueba que respalda un gasto que te deduces. Si lo pierdes, un gasto perfectamente legítimo puede quedarse sin forma de justificarse. Guardar bien los recibos hace que la época de impuestos sea aburrida, que es justo lo que quieres de ella.
Qué contiene un buen registro
Un importe por sí solo no demuestra gran cosa. Un registro útil responde a cuatro preguntas:
- Cuánto: el importe pagado, impuestos incluidos.
- Cuándo: la fecha de la compra.
- Dónde: el comercio o proveedor.
- Por qué: la finalidad profesional. Para quién era, qué era y por qué hacía falta.
Las tres primeras vienen en el recibo. La cuarta normalmente no, y es la que casi todo el mundo olvida. «Comida, 48 €» se queda corto. «Comida con un cliente para hablar del contrato del tercer trimestre» ya es un registro. En Expio puedes marcar cada gasto como personal, de empresa o mixto (con el porcentaje que corresponde a la actividad) y añadir la finalidad en pocas palabras en el mismo momento de escanearlo.
Ejemplo de EE. UU.: lo que pide el IRS
Para los empresarios individuales de EE. UU. que presentan el Schedule C, hay unas cuantas reglas que aparecen una y otra vez.
- Guarda los justificantes. La Publicación 463 del IRS pide pruebas documentales, como recibos, de todos los gastos de alojamiento y de cualquier otro gasto de viaje, regalo o transporte de 75 dólares o más. También necesitas constancia del importe, la fecha, el lugar y la finalidad profesional.
- Las comidas y el ocio tienen reglas propias. Por lo general, las comidas de negocios solo son deducibles al 50 %, y el ocio en general no es deducible desde 2018.
- Las copias digitales valen. El IRS acepta registros electrónicos, como los recibos escaneados, siempre que sean exactos, completos y legibles.
El Centro fiscal de Expio está pensado en torno a estas reglas. Asigna los gastos de empresa a las líneas del Schedule C, aplica el límite del 50 % a las comidas, señala los recibos de más de 75 dólares que no tienen imagen y enumera los gastos a los que todavía les falta la finalidad o la categoría.
Cuánto tiempo conservar los registros
En EE. UU., la regla general es conservar los registros hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración. Suele ser de tres años desde la fecha en que la presentaste o de dos años desde que pagaste el impuesto, lo que ocurra más tarde. Algunos casos exigen más tiempo: por ejemplo, seis años si no declaraste una parte considerable de los ingresos, y siete años para ciertas deducciones por créditos incobrables o por valores que han perdido todo su valor.
Otros países fijan sus propios plazos de conservación, y a menudo son más largos: en muchos lugares, entre cinco y diez años. Consulta lo que indica la administración tributaria de tu país. Estés donde estés, la respuesta práctica es la misma: guarda las imágenes en un sitio donde no se estropeen ni se pierdan.
Fuera de EE. UU.: IVA e impuesto sobre ventas
Si estás dado de alta a efectos del IVA, es posible que puedas recuperar el impuesto de una compra, aunque normalmente solo con una factura o un recibo en regla en el que figure el IVA. Para los países con IVA, el Centro fiscal de Expio desglosa el impuesto pagado por tipo y muestra la parte deducible, lo que agiliza mucho la preparación de la declaración o la reunión con tu gestor.
Los reembolsos también son registros
Si tu empresa o un cliente te devuelve lo que has adelantado, lleva el control de cómo va cada solicitud. En Expio puedes marcar un gasto como «Por reembolsar», «Solicitud enviada» o «Reembolsado», para que nada se reclame dos veces ni se quede en el olvido.
Cómo pasárselo a tu gestor
Lo que más agradece un gestor es un paquete ordenado: un resumen, una lista de movimientos y los recibos que los respaldan. Con Expio Pro puedes descargar un paquete para tu gestor, un único archivo ZIP con el resumen del Schedule C, un CSV de movimientos y las imágenes de los recibos. En cualquier plan también puedes exportar informes en PDF y Excel.
Lista para todo el año
- Escanea los recibos el mismo día que te los den
- Marca si el gasto es de empresa o personal y añade la finalidad
- Deja las imágenes de los recibos unidas a sus gastos
- Revisa las categorías cada mes
- Exporta y comparte con tu gestor antes de que venza el plazo, no el último día
Tener buenos registros no te baja los impuestos por sí solo. Te permite deducir lo que te corresponde y justificarlo si alguien te lo pide.
Fuentes
- IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses: irs.gov/publications/p463
- IRS Publication 583, Starting a Business and Keeping Records: irs.gov/publications/p583
- IRS, How long should I keep records?: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
- IRS Revenue Procedure 97-22 (almacenamiento electrónico de registros)
