Este artículo es información general, no asesoramiento fiscal, legal ni contable. Las normas varían según el país y cambian con el tiempo: confirma los detalles de tu caso con un profesional.
Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, los recibos son mucho más que un justificante de compra: son la prueba detrás de cada gasto que deduces. Si los pierdes, incluso un gasto legítimo puede resultar imposible de justificar. Así puedes guardarlos para que la época de impuestos sea aburrida, en el buen sentido.
Qué contiene un buen registro
Un número por sí solo no demuestra gran cosa. Un registro útil responde a cuatro preguntas:
- ¿Cuánto? El importe pagado, impuestos incluidos.
- ¿Cuándo? La fecha de la compra.
- ¿Dónde? El comercio o proveedor.
- ¿Por qué? La finalidad profesional: para quién, qué era y por qué hacía falta.
Las tres primeras aparecen en el recibo. La cuarta normalmente no, y es la que más se olvida. «Comida, 48 €» es poco; «Comida con un cliente para cerrar el contrato del tercer trimestre» es un registro. En Expio puedes marcar cada gasto como personal, de empresa o mixto (con el porcentaje profesional) y añadir la finalidad en pocas palabras en el momento de escanearlo.
El ejemplo de EE. UU.: lo que pide el IRS
El Centro fiscal de Expio está diseñado en torno al formulario Schedule C que usan los autónomos en EE. UU., así que sus reglas sirven de ejemplo:
- Conserva los justificantes. La Publicación 463 del IRS exige pruebas documentales, como recibos, para todos los gastos de alojamiento y para cualquier otro gasto de viaje, regalo o transporte de 75 dólares o más, además de constancia del importe, la fecha, el lugar y la finalidad.
- Comidas y ocio son distintos. Las comidas de negocios suelen ser deducibles solo al 50 %, y el ocio en general no es deducible desde 2018.
- Las copias digitales valen. El IRS acepta registros electrónicos, como recibos escaneados, siempre que sean exactos, completos y legibles.
El Centro fiscal de Expio se basa en estas reglas: asigna los gastos de empresa a las líneas del Schedule C, aplica el límite del 50 % a las comidas, señala los recibos de más de 75 $ sin imagen y enumera lo que aún necesita una finalidad o una categoría.
Cuánto tiempo conservarlos
En EE. UU., la regla general es conservar los registros hasta que prescriba la declaración correspondiente: normalmente tres años desde la presentación, o dos desde el pago del impuesto si es posterior. En algunos casos los plazos son más largos.
Otros países tienen sus propios plazos, a menudo más largos, y pueden variar según el tipo de documento. Consulta la información de tu administración tributaria. La conclusión práctica es la misma en todas partes: guarda las imágenes donde no se borren ni se pierdan.
Fuera de EE. UU.: el IVA
Si estás dado de alta en el IVA, puedes recuperar el impuesto soportado de una compra, pero normalmente solo con una factura válida en la que figure el impuesto. Para los países con IVA, el Centro fiscal de Expio desglosa el impuesto pagado por tipo y muestra la parte deducible, lo que agiliza mucho la declaración o la conversación con tu gestor.
Los reembolsos también son registros
Si un empleador o un cliente te devuelve un gasto, controla el estado. En Expio puedes marcar un gasto como «por reembolsar», «solicitud enviada» o «reembolsado», para no reclamar nada dos veces ni olvidarte de nada.
Entregárselo a tu gestor
El mejor regalo para un gestor es un paquete ordenado: un resumen, una lista de movimientos y los recibos que los respaldan. Con Expio Pro puedes descargar un paquete para tu gestor —un único ZIP con el resumen del Schedule C, un CSV de movimientos y las imágenes de los recibos—, y en cualquier plan puedes exportar informes en PDF y Excel.
Lista para todo el año
- Escanea los recibos el mismo día
- Marca si es de empresa o personal y añade la finalidad
- Mantén las imágenes unidas a sus gastos
- Revisa las categorías cada mes
- Exporta y comparte con tu gestor antes del plazo, no el último día
Tener buenos registros no reduce tus impuestos por sí solo. Te asegura poder deducir lo que te corresponde y defenderlo si alguien lo pregunta.
Fuentes
- IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — irs.gov/publications/p463
- IRS Publication 583, Starting a Business and Keeping Records — irs.gov/publications/p583
- IRS: How long should I keep records? — irs.gov
