Controlar gastos en varias monedas sin quebraderos de cabeza
Una comida en euros, una suscripción de software en dólares, un hotel en libras y una cuenta bancaria en una cuarta moneda. Gastar en varias monedas es hoy lo normal si viajas, teletrabajas o facturas a clientes de otros países. El problema llega a final de mes, cuando intentas sumarlo todo.
Así puedes llevar bien los gastos en varias monedas sin que cada recibo se convierta en un ejercicio de matemáticas.
Regla 1: registra siempre el importe original
El recibo es la referencia, y está en la moneda en la que pagaste. Anota ese importe en esa moneda, no una cifra que hayas convertido de cabeza. Si alguna vez tienes que justificar el gasto, comprobar una devolución o pedir un reembolso, lo que te pedirán es el importe original.
Expio lo hace automáticamente. Cuando escaneas un recibo, guarda el importe en la moneda que figura en él y almacena a su lado el tipo de cambio usado para la conversión.
Regla 2: elige una moneda base
Para ver un total que tenga sentido, todo tiene que pasar a una sola moneda. Elige la que cuenta para tus decisiones:
- la moneda en la que cobras el sueldo o tus ingresos,
- la moneda de tu cuenta bancaria principal, o
- la moneda en la que declaras impuestos.
En Expio es el ajuste Moneda, y los totales, los presupuestos y los informes se muestran todos en ella. Expio admite 16 monedas, entre ellas USD, EUR, GBP, TRY, SEK, CNY, JPY y CHF. La primera vez que abres la app te sugiere una según la región del dispositivo, y puedes cambiarla cuando quieras.
Regla 3: acepta que «el tipo de cambio» no es un único número
Los tipos de cambio se mueven cada día, y cada fuente usa el suyo. El importe que se carga en tu tarjeta lo fijan la red de la tarjeta y tu banco el día en que se procesa la operación, a veces con una comisión por operación en el extranjero. El tipo de referencia de ese mismo día suele acercarse, pero rara vez coincide.
Para un presupuesto personal, esa pequeña diferencia da igual. Ahí lo que necesitas es una idea aproximada de a dónde va tu dinero. Para reembolsos y contabilidad sí puede importar, y entonces te ayudan dos cosas:
- Concilia con el extracto. Importa el extracto del banco o de la tarjeta y tendrás el importe realmente cargado en la moneda de tu cuenta al lado del recibo que escaneaste. Expio marca los movimientos del extracto que coinciden con recibos ya escaneados, para que no los cuentes dos veces.
- Guarda las dos cifras. El recibo muestra lo que pagaste, y el extracto, lo que te costó. Juntos explican cualquier diferencia.
Regla 4: cuidado cuando te ofrezcan pagar en tu moneda
En el extranjero, los datáfonos y los cajeros a menudo te ofrecen cobrarte en tu propia moneda en lugar de en la local. Es lo que se llama conversión dinámica de divisas, y el tipo que aplica suele llevar un margen incluido. Normalmente sale mejor pagar en la moneda local y dejar que tu tarjeta haga la conversión. Así, además, el recibo queda en la moneda local, lo que te pone fácil la regla 1.
Regla 5: ten cuidado a la hora de declarar
Las administraciones tributarias suelen tener normas sobre qué tipo de cambio usar para los gastos en moneda extranjera. Los totales convertidos de una app de gastos te dan una visión general útil, pero no son una cifra oficial. El Centro fiscal de Expio señala los recibos convertidos con tipos aproximados, para que sepas qué registros revisar con tu gestor.
Una configuración sencilla
No necesitas una hoja de cálculo para cada moneda. Con cuatro pasos basta:
- Elige tu moneda base una sola vez.
- Escanea los recibos tal cual, en la moneda que vengan.
- Importa el extracto de la tarjeta una vez al mes para ver lo que te cobraron de verdad.
- Exporta un informe en tu moneda base: un PDF para leerlo, o Excel o CSV para trabajar con él.
Expio admite 16 monedas y convierte tus totales automáticamente. Descarga Expio y elige tu moneda base en segundos.
